2010年9月27日 星期一

「D3動態時程規劃營」個案心得


-玉米田裏遍金黃,人形孤單鴉滿天。穗飽汁鮮雀先嘗,披星戴月屎滿身-稻草人

自從肥蝦參加了Joe與Bryan兩位先進所開辦的D1/D2 Workshop之後,對於他們所開辦的活動實在非常欣賞,活動後不久,就於「專案管理的生活思維」部落格中發現他們開辦了D3 Schedule Workshop的訊息,立即馬上報名。上週六活動開始,肥蝦也顧不得了修讀在職碩班的課程,滿心期待地參與了盛會。由於此次活動為期三天,在這活動的當下,肥蝦也不便就前兩天的收穫發表心得,以免這兩天已在課堂上出言不遜的我,在十月二日一進了教室被蓋布袋。但對於第二天的最後一個研習個案,肥蝦是心有所感,在答案發表前先分享一下個人的小小心得,也希望能獲得更多的指教與學習。

肥蝦首先交代一下這個案例,但為了保護智慧財產權,肥蝦將有所改編,但是要義不變;而且肥蝦所著重的不是如何在微軟的Project 2007如何登打輸入,而是強調肥蝦對這個個案的專案管理思維過程。

公司中原本負責一個河堤建築專案規劃的專案經理,因罪被補入獄。身為該人同事的您,被上司要求替補上陣。由於專案的諸多資料已隨原同事一同入監(就是沒留下太多書面資料),眼見活動已於九月二十五日開始,今天已是二十六日,載運建築材料的船確定明日已要出發。在專案目標上,您被要求需於45個日曆日內完成專案,專案經費上限為三千萬大洋,在前任專案經理所留下了原先的專案時程表(on Budget, On Schedule,但預算的保留空間遠大於時程。)與基本工程要件等有限資料下,試問您要如何解決這燙手的山芋?

肥蝦從事專案活動生涯以來,專案的好處是沒撈過,但是專案的屎屎尿尿倒是沒比別人少吃過,因此對於這個案例肥蝦是身有體會。

肥蝦在分析個案前,首先要大力呼應一下課堂上Joe與Bryan所一再強調的管理層面的分析。在很多專案的過程中,肥蝦看著很多專案經理一直在電腦上是拉拉扯扯的,但是別人一問到他要如何做這個案子時,只能展現出漂漂亮亮的甘特圖表說:「我們就是照這個時程逐步去完成。」那到底在專案的策略面上要如何達到目標?專案有哪些限制?又隱藏哪些可能的陷阱?有什麼方法可以因應未來可能的變化?在這些專案管理的策略面上,也就是PMBOK九大領域中的規畫與監控諸多需要去思考的部份往往付之闕如。一旦遭遇變化,就是改變時程表,忘記了時程乃是專案管理策略、戰術與統合的展現,而非僅是追蹤進度或是自我安慰而已。

首先,肥蝦在思考這個專案之時,面對著僅有的原時程表與基本資料之時,心中先想著的是:「專案要從何下手瞭解與分析?需不需要大破大立?前手可能隱藏了哪些眉眉角角?」
因此肥蝦先立定了以下的策略思考層面:
(1)專案的目標一定要在時限內完成,加上專案迫在眉睫,因此肥蝦將以時程為優先考量的維度,用Backward的時程規劃分式重新檢視既有的活動流程。
(2)在專案經費的掌控上,為求在時限內完成,對於各項人、物、材料的計價金額必須重新的審視;並且為求節省成本,儘量將增加原有規畫資源的Reuse。
(3)由於明日專案的活動就要展開,因此為求先減少先期的風險與可能的阻礙,計畫的變更將著重在計畫的中、後期,原先所規畫的前期作業盡量概括承受。(現實中,很多專案經理以為重新接手就可不認前帳,結果往往造成與專案利害關係人間的鉅大爭執,一接手就選好了自己的墓碑。)
(4)由於工程專案,很多活動賴於上帝的配合,因此儘量留下緩衝的時間,以免落入「人在衰,走在路上都吃到天上掉下的鳥糞」的窘況。
(5)對應上帝作為的不可抗拒性,對於人為參與的工程活動就要儘量的利用與壓榨。

基於以上的專案思考策略,肥蝦將堤防興建工程依據對材料集中地的遠近,區分為兩大區塊。所有工程活動與資源分派,即以單一區塊為統籌的介面,重新安排了專案的活動與工作包的清單與順序。此外,因應原專案經理對於先期運送材料的活動中兩個可行方案─採用全程路運,或者水運加上路運─已作了抉擇(選擇了水運加上路運),加以明日該方案就將進行,在時間的寬裕上已容不得肥蝦進行變更,因此將延用其方案,對應上對於一些限制(後半路途的路運車輛也須隨船運送)也先予承認。除非經肥蝦重新分析規劃後,肥蝦肥腦中所有想得到的作為都達不到目標,再考量重新變更。

此外,有一個在資源成本中非常吊詭的地方:「原專案經理並未計算船行所需的油料成本,而是有一個貨櫃船的工作日單價!」當然原專案經理可能忽略一些成本,如:使用港口所需要的港口規費,貨運車輛的燃料成本…等。但是這多估的部份會不會就是所謂的"花博規費"?直接砍掉會不會引發政治風暴?肥蝦決定先註記呈報長官與政風單位,先設法把材料運送出港,否則材料堆積在門口,真得就只能望河興嘆,等著被裁。

在儘量週延下(如船在移動碰到週末假期,應該是不會就下錨泊在海中吧!風乾天數應該算入假期…等。),在不過量使用加班、加人的情況下,發現了時程遠超過目標的設定,惟在成本還有一定的寬鬆。因此針對可用大量人力簡省工期的修建活動,就雇用了大量的人力,加上原先車輛與船泊運輸的限制,材料運至工地有一定的先後,因此土木工人應逐期聘入,至後期將有非常大量的人力,可加快後期的興建速度,當然風乾是快不了的。此外,路運的部份,設法要求運輸人員與車輛於第一次出車期間,遇例假日照樣工作,後續二次出車應要等待回程與貨櫃下運材料的限制,所以就可照表操課,節省加班費用。

經此調整之後,本個案的專案目標與限制可望達成,但也費了肥蝦在家近四小時的睡眠時間(還不算在研討會當場作題時間),雖然很多時間都是在搞那微軟的Project(因為會場是2007版,肥蝦是2003版,加上肥蝦以往只將微軟的Project拿來畫要給老闆看的甘特圖,諸多功能並不熟悉。),這不禁讓肥蝦懷疑:「會不會是在D1/D2 Workshop發言不遜得罪了Joe與Bryan,所以出了這麼刁鑽的個案?」但說實話,這個個案非常有趣!聽Joe說這個案當初的內容更是困難,已經多次簡化!但肥蝦從這個案中還是獲益良多,尤其很多小觀念、小地方,以往肥蝦忽略或從未思考的狀況,經Joe與Bryan的提醒與教誨,真是學習不少。

等那10月2日結束活動,肥蝦再來撰寫心得報告,免得蝦口無欄、蝦螯無狀,聽不了下週六精彩的個案。專案管理是一條無止境的道路,只有不斷吸收、消化、實作與回饋,自我才能獲得成長!

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