2012年12月2日 星期日
學而知Localization-參與「一日專案經理模擬營」有感
2012年11月28日 星期三
化繁為簡-從活動間的依賴說起
但肥蝦這幾年來在執行專案,設定時程與申請資源調度,有兩點想跟各位朋友分享:
就PMBOKGuide上,說明WBS的Package要以有交付物或可管理的基礎作為單位較好,activity則為執行的活動,並不一定要有交付物,但應以管理為依據。因此以八樓哥的例子,肥蝦一看,A好像是B開始三天後投入物!因此是否B的activity搞的太大了,稍為切一下會不會比較好?
當然,如果只是為了表示符號去切割單位package或activity是不太恰當!如果B不能切割,就該說明來看:「在B活動開始3天時A就必須要完成」,這只有B開始日,以及要求A一定要完成的日子。所以最遲是B開始的第二日A就一定要開始,(A要一個工作天);此外又沒有其它對A的限制,A的完成條件跟B沒關係。因此保守起見,又或者沒有活動A資源調度的問題,那就讓A與B一起開始【A SS B】。
在PMBOKGuide上也說,FS的關係是最常用的,但是想想:「當活動A完成後要啟動活動B」,對照一下合約!現在台灣的環境有幾份合約會寫說:「簽約次日起三個月內完成需求確認;需求確認完成起三個月內完成系統開發…。」好像都是「簽約次日起三個月內完成需求確認;簽約次日起六個月內完成系統開發…。」又再想想,當向老闆報告時,如果太多的FS、SF…的老闆的反應會如何?如果向部門主管協調人力或資源時,會不會被以「前一項活動都還沒完成,等前一個要項完成了再來討論」的理由搪塞?
記得當the one-page project management剛出來之時,肥蝦也想學學來看看,結果被一位老長官當面批說:「那一頁密密麻麻的,我只在乎合約,以及合約上的milestone。」專案管理的資訊很多,不管以何種方式呈現,重點是在溝通!在溝通過程與專案內部的使用工具或語言可否具有相當的一致性!內部使用要求的具體與週延可否順利並迅速的轉換為外部溝通的簡要與效果!
因此就上述的問題,肥蝦以為當活動A一天可完成時,需要活動B先完成三天的進度,因此風險是是B大於A,加上A independent on B;B dependent on A,,要是B前2天進度delay了,A進來的效果也有限。此外,若是從合約的主體與溝通的效果來看,A FS -3 B跟 B SS +
如果肥蝦把此問題的答案由A FS -3 B轉成B SS +
專案的目標在達成專案目標,WBS, Activity, CP, Schedule僅是工具,因此專案的任何作為還是要以合約為依據,以合約規定的方式與設定的milestone來作為專案進一步範圍、時程等等細部規畫。因此些許PMBOKGuide說明的方式,也許在實際專案執行上可以再稍為調整簡化一下。
以上蝦扯一通,純是個人的愚見,還請 各位多多包涵。
2012年11月18日 星期日
軟體開發流程、開發文件與系統程式對得起來嗎?
2012年11月4日 星期日
執行中專案的度量
2012年9月23日 星期日
專案經理的十個切忌
2012年8月5日 星期日
自我實現的"風險"
十多年前,肥蝦剛轉入金融軟體開發產業,第一個參與的較大型專案是某國營企業的信用卡系統轉置案,負責新系統的客製化功能開發。記得上線的前半年,心中總是擔心系統晚上批次作業會掛掉,針對修改的程式總是一再Review,但是半夜被叫去資訊室的機會還是常常;後續也許是系統穩定了,也許是不那麼在意了,反而半夜被call的機會變少了。
記得心理學上有一個自我實現預言(Self-fulfilling Prophecy)的理論,定義為:「the case whereby people (a) have a n expectation about what another people is like, which (b) influences how they act toward that person, which (c) causes that person to behave consistently with their original expectations.」這不禁也讓肥蝦想到那痛苦的莫菲定理(Murphy's Law)" Anything that can go wrong, will go wrong"。如果把這兩個定理合起來,好像變成肥蝦在管理專案風險時常發生的慘劇-" the case whereby people (a) have a n expectation about what a problem may be happen, which (b) influences how they act toward that problem, which (c) causes that problem to happen consistently with their original expectations."
針對風險這個名詞,雖說PMBOK或一般管理書籍把它視為中性的名詞,即表示它可能是個機會或是個危機,反正不確定性造成專案變化的都是風險。但是,可能案子作久了,再加上肥蝦杞人憂天的天性,總是先想到那不好的一面。
在進入專案之前,預估可能風險是非常重要的,尤其是可能導致專案阻礙或失敗的風險類別。肥蝦習慣上會就個人的經驗與瞭解,努力獲取所有可獲知的訊息去瞭解專案可能的風險,並找三、五個重要成員大家一起集思廣益,先看看案子可能遭遇的問題,然後再找業務來問問看這個案子。說也奇怪,業務老是想的都是那opportunities的風險;執行人員想的都是threats的風險。身為一個PM或Functional Manager一定是要平衡去考量正負兩邊的風險(問題是大老闆都喜歡只聽opportunities,搞得肥蝦在老闆面前老像隻烏鴉,在團隊同仁面前像個聒噪的喜鵲)。
接著,是再進一步確認導致風險發生的可能機率,針對高層次的風險類別,在進而探討其中的可能風險因子(risk factors),以及其間的相關性,並設定相關的警戒線。然後大家再一起來討論因應的對策,決定是否要採行先期的相關作業。也許肥蝦的方式比起PMBOK的順序與流程有些差異,這是因應肥蝦所處的窘困環境,如果有足夠的時間與相關資源,能照著PMBOK這樣一步一步來當然最好,但是在資源及時間有限的情況下,只能作些不得不的取捨。
對於threats,團隊總會想些與作些工作來避免或轉移,如斟酌合約的條款,設計適宜的架構或採行對應的開發方法。而團隊所衷心期盼的就是不要發生;但這十多年的經驗,發現要是愈縈繞在腦中,念茲在茲的問題,並且時刻警醒要避免的,還是會發生。
可能肥蝦碰到的專案環境可能不太成熟,每次問題真得發生了,當跟當初想得差不了太多,雖然會慶幸早有想到,也許也有些因應的方法,但還是多少會有些人仰馬翻的場面。更慘者,有時還像批評得像是田豐一樣剛而犯上的黑五類。這些苦境對應到了自我實現預言與莫菲定理,真讓肥蝦有時候懷疑起自己,是不是因為為了怕專案的不測,特別考量相關風險類別與因子,進而採取相對應的步驟後,才導致不想面對的問題真得就發生了!
俗話說:「傻人有傻福。」但真得可以裝傻就避過那些風險與問題嗎?是不是遮起眼睛,看不見就真得碰不到?還是時到時擔當,沒米就煮蕃薯湯?唉!尤其在跟高層說明之時,這感觸更是錐心刺骨的疼痛呀!
2012年8月1日 星期三
專案vs.營運的流程建構差異
PMBOK或一般專案管理的教科書一直告訴我們,專案有兩大特質:臨時性(temporary)、獨特性(unique)。也強調了專案(Project)與營運(Operations)的重大差別。那在達成臨時性與獨特性組織目標的專案程序,以及在match組織的宗旨、方向與目標所為一般日常營運所需的營運程序是否其間有所差別呢?
記得十多年前肥蝦剛從中正畢業去應徵7-11的大專培訓人員,結果一直沒有訊息,直到三年後突接獲7-11的通知希望我去面試,記得面試當時面試官特別說明他感謝7-11的人事部門XXX,因為當初我以碩士應徵大專培訓人員所以資格不符就未獲通知。三年前,肥蝦主導一個產品開發的專案,上司塞來了一個xxx人,老闆的理由是:「xxx不去你那,那也沒有別的地方可以去了,你就看看要如何用他吧!」
為了完成目標,不管有意無意、有知無知、有章無章,總得一步一步作來,這每一步可說就是程序,當然程序有很多的定義(可參考:http://www.sei.cmu.edu/library/assets/process-pro.pdf)。就以肥蝦的認知:在工作領域中,經由有效的組織資源,採行一定的方式,從事特定的活動,達成期望的要求,這就是所謂的程序(Process)。進一步將程序適當的串連就成為我們常碰到所謂的流程圖(Flow Chart);在IT的UML圖中分析Behavior的也有Activity、State Machine、Sequence等的Diagram;在PMBOK也有work package、Activity到Project Schedule Network Diagrams。
肥蝦就自身的經驗來看,程序與流程在專案與營運中最大的不同來自於專案獨有的特質:臨時性(temporary)、獨特性(unique)。
(一)臨時性(temporary)所導致的差異
不管原先的程序思考多麼週全,程序內容多麼詳盡,程序介面多麼明確,進出條件多麼特定,人員要求多麼確實,防呆機制多麼完備,流程的持續與定期改善,是維持流程符合並促進目標達成的不二法門。但問題點在於您是否有足夠的時間進行調整與改善,甚至挽救?專案的執行在時間上有一定的緊迫性,重新施作的成本也多半非常高昂;相對地,企業營運雖有有相關的問題,但多有在重覆施作的可能。
在於資源的取得、訓練與適用,專案也承受較大的時間壓力。專案資源的取得應設法儘早規畫,但等到要劃下去之時,常會碰到相當的阻礙。所能獲取的人員與資源經常在組織部門的分派下,少能盡如人意,就像肥蝦剛開始舉的例子,「你就看看要如何用他吧!」如果碰到願花錢的老闆可能就專案流程的特性招募特定符合的人員,不行的話也就只能將就,能練盡量練,人不能轉也就只能"路"轉囉;但是企業營運所可進行較縝密的挑選,也因為工作職務的內容與分派多有明規或暗例,企業可進行有計畫的招募與訓練。
企業為一法人,理論上是要長久經營;但是專案確有明確的結束時點,也因此讓組織高層對於專案的投資傾向於保守。不管專案或企業營運,所要達成組織的目標大都是有多元性的:市佔率、獲利率、人員流動率、成本效益比、現金流量狀況、營收比、無形的聲譽、…,這都需要整合考量,但大多而言,專案在於組織之下,決策者與資源掌握者均為組織高層,其思考觀點一定是從組織、從長遠進行思考,而非是專案性與臨時性的思維。
(二)獨特性(unique)所導致的差異
企業營運要符合整體組織的目標,因此程序內容有一定的穩定性,遇到外在環境的變化之時可以有較多的因應與應變時間,因此標準化與防呆機制可以進行較多的要求與協助;相對專案的程序,就必須需要多一點人為的判斷,尤其是關鍵路徑上的程序,更是必須小心謹慎,在風險因應流程的決策上,專案更需要有明快明確的回應與處理。
專案的A unique product, service, or result多是明確的概要載述於合約或者是Project Charter,在Scope的界定之時,專案經理的職責之一就是因應專案成本、時間、品質等限制,還有公司所要的獲利,將需求者或利害關係人的要求聚合到合約的明確條文。不同於企業宗旨與目標,尤其是乙方,這一專案目標是否要盡善盡美?是否要永無止境?答案當然是不可能的。如果在一組織中所執行的專案獨特性(unique)又真得難以整合或分享,那A unique product, service, or result的達成也許只要符合標準規範就好,作得太好也許反而會有意想不到的反效果。
(三)臨時性(temporary)加上獨特性(unique)所導致的差異
就PMBOK與專案管理的要求,Lessons Learned Documentation 可使組織後續的專案在規畫、執行與監控上有更多的參考與資源,減少更多不確定的風險,降低專案的成本。但隨著不同的專案的性質、屬性、期限等不同的差異,尤其是人跟錢的差別,很多原先的參考或工具可不能抄著來用,那反而會畫虎不成反類犬,自掘死路。因此要使用組織非強制性套用的Lessons Learned,得要審慎的停、看、聽、聞。
一般而言,在一個組織會有多個專案的情形下,組織會為了發揮最高的資源效益,並努力減少成本下,單一資源或人員可能會指派到不同的專案,身為一個專案經理依照PMBOK所指示的,專案目標應緊密的與組織目標結合。套句肥蝦最喜歡的法令條文:「…謂以營利為目的…。」如果再加上企業為了市佔不得不以紅海戰術,以及整體環境因素,一個有良心的專案經理就真得在「使用合約金額扣除公司要求利潤與管理成本的餘額資源,盡量使用組織現有的人力,設法達成符合合約條文設法緊縮解釋的明確規範,去進行專案流程與資源安排的規畫。」
2012年4月27日 星期五
2012年4月27日專案執行心情隨筆
我想我後天要來加班弄東西才行!不管怎樣,總要對得起別人跟自己!別人努力,我也得努力配合才行~~~
作專案,以前都是將目標放在規劃跟執行,很少去檢討(因為成功了就不用檢討!或者中途落跑,輪不到我來檢討!)
之前我僅負責一小塊但整個案子失敗,要來檢討,隨著負責的PM們都落跑了,只好我去跟著法律專家來溝通,實在讓自己對專案有了更多更深的體會與學習!也更瞭解法律人的思維(雖然以前當助理時也跑去補過法律~~~)
以前都沒遇到專案團隊的上上上層會出事,現在負責的案子,竟然碰到了!更讓我感受到所謂專案利害關係人是如此的龐大與緊密!
團隊是重要的!一個強人,只有自己強,那專案失敗的機會大於成功的可能!
專案團隊人人努力是達成專案目標的必要條件!但只有專案團隊人人攜手努力才是達成專案目標的必要且充分條件!
作專案就像一些人要在一定的時間內,坐在車上打移動中的指定獵物!車會動;人會晃,會累,會吵;動物會閃躲奔跑;天氣會變;打獵的器具會壞,要更換,要補充!但只要不換車,大家能彼此照應,那打中目標的機會就大大升高了!
每個人努力作事很重要,但就像我老爸以前在作沖床時跟我說的,作事要有一個"勢","勢"對了事情作起來就順了!正確性也提高了!
但大家都努力作事,忘了學"勢"!
我從立委助理轉網路工程師,轉金融應用系統開發,對很多事的看法都有些異於一直在系統開發圈圈的觀點跟看法!但我感謝我這一路走來所有與我共事與接觸過的人,真得助我良多!
2012年1月28日 星期六
檢視2011,展望2012
2012龍年的九天年假已近尾聲,【專案管理的生活思維】中的Bryan寫了一篇「新年計畫的保存期限」,真是汗顏啊!對照看著自己去年(應該說是前年)寫的「檢視今年,展望百年」個人的民國百年計畫目標,其中諸多項目均未達成,雖說方向並未偏頗,但要求的到達的水平卻有很大的差距,尤其世新在職碩班的畢業論文也多遞延了一年,遲至今日也尚未完成!
正如在「檢視今年,展望百年」文末所說的,2011年初肥蝦即任部門經理乙職;此外,更接手原由另一同事的工作,撰寫一大型專案的建議書,以及一失敗專案的法律善後作業。在工作內容與挑戰的變化下,肥蝦戰戰兢兢地試圖凝聚部門的向心力,規畫部門的中近期發展目標;另一方面也投入了諸多的心力執行大型專案的專案經理工作。想著這些天日子所閱讀【福澤諭吉自傳】中的一句話:「我認為人的志向會因為他的環境而改變。…一切只靠天資,再加上教育,以及不屈不撓的毅力,不可猶豫,如此堅持到最後才能成功。」2011年的環境確實給了肥蝦很大的考驗,但相對地也賜予肥蝦不同以往的經歷,但是這毅力與堅持卻正是肥蝦個人所最欠缺的能力與特質,因此成功之路還是遙遠不可及啊!
檢視民國百年,肥蝦收獲最多的應是參加了世新傳播所開辦的【MTP中階主管才能認證課程】,以及Bryan & Joe所教授的【專案談判與溝通】。最僥倖的是邊緣地通過了中華企業資源規劃學會的BI規劃師(Business Intelligence Planner)認證考試。【MTP中階主管才能認證課程】上課時數共有三十五個小時,對於肥蝦的工作認知與態度有著非常深切的瞭解與幫助,省思以往個人自我認知的『管理』更是有了決然不同的體會與定義,體認到管理這一門學問惟有經由內在態度與認知的轉變,才能從種種管理理論中淬鍊出能有效作業並有自我風格的管理行為。【專案談判與溝通】則對肥蝦在與人溝通的應對進退上有著相當的啟迪,對於一向自以為是的肥蝦來說,『溝通與影響』必定是要再努力改變自我,修鍊自我的重要課程。
雖說「十有五而志於學」,但肥蝦在民國九十八年,這已近個人的不惑之年才畫下了個人的學習成長架構圖,設定了專案管理為個人終生學習成長的重要課程,並且要求在系統分析、程式與資料庫開發、網路架構、資訊安全與金融知識上要不斷追求新的成長。這兩年來,肥蝦深深感觸到外在環境激烈的成長與變化,對於自己的學習成長要求應該要能更加的明確,並且似乎應該切分出個人所立定的長期目標,以及因應工作需求的短期目標,以便於排定學習的優先順序與資源的分配。原先「檢視今年,展望百年」所設定學習課程如:微軟Dot NET框架,雲端相關開發技術,Java平台應用上,以及個資法、IFRS等,這些應該說是因應工作需求的短期學習目標。雖然這上述的每個學習項目都是既深且鉅的議題,但是在肥蝦有限的資源下,對以上課題的學習所要設定的學習目標與要求到達的水平,不得已必然將有所取捨。但是對於個人的長期學習目標上-專案管理與商業智慧-個人應該要設法不斷要求自我,並且要能持續努力付出。
『專案管理』一直是肥蝦的最愛,在去年的MTP課程中,肥蝦領略了專案管理的學習除了一般專管指標、模型的學習之外,也應強化自己在一般管理的知識,並且要設法從個人的內在去改變自己的態度與認知,尤其在溝通、說服與影響力方面,個人更應多努力加強。此外,去年在世新研讀在職課程、參與坊間研討會與閱讀資訊的書籍中,『商業智慧』這集合了專業商業知識、資料處理、統計、資料探勘…等諸多學問,利用電腦科技為工具,試圖從龐大的商業資料中經由鑑別、分類、淬取、分析、推論,來協助人們訂定較佳商業決策的學門,也對肥蝦產生了莫大的吸引力,並且深刻體認到商業智慧不是就僅僅是所謂的KPI,而是有著廣大深邃的內涵。
網路上流傳著郭台銘先生的一句話:「經驗和知識要匹配,知識是告訴你怎麼想,經驗是告訴你怎麼判斷。」如果郭先生所說的經驗是自己或可接觸週遭人員的經驗,那麼對於這句話,就肥蝦的成長歷程來說,是較難以接受。就肥蝦自己的認知,知識是可以自我追求的,也較易自己就能掌握的;但是經驗大多時候需要有天時、地利、人和的配合。因此知識的追求必須先於經驗,況且知識也是他人的經驗,要求自己不斷累積有趣、有用的知識,當時機來到將方可藉由實例來印證、培養、鍛練與修正知識的瞭解,並歷練出真正有益處的經驗,並且作到知識與經驗間相互的驗證與成長。因此,今年肥蝦還是會投入較多的心力在延續去年專案管理工作上,除了期望專案能如合約所載要求完成外,也期望從這個案之中歷練出有用的【經驗】,獲得自我的成長。
2011年讓肥蝦更清楚的知道自己要什麼,並依此稍微修正了自己的學習成長路徑。在認清了自己的長短期學習目標下,龍年一年肥蝦所要安排的課程訓練與設定的自我要求,也應該能與個人的學習成長路徑間有著更有效率的配合。努力完成自己在職碩班的畢業論文,以及認真學習與體驗專案管理的實務,培養自我的專業經驗,是肥蝦龍年的首要目標。其次,則依據自己的資源狀況,選擇與長、短期學習目標一致的短期訓練課程與相關書籍,期能累積一貫且有效的知識方塊。
學習與成長需要動力,朋友間的互相砥礪與相互提攜對於意志薄弱的肥蝦是至為重要能源要素,感謝肥蝦周圍親友師長的鼓勵與促勉,也衷心期盼各位好友在龍年都能凡事心想皆成,事事順心,達成自我設定的成長目標!