2012年8月5日 星期日

自我實現的"風險"


十多年前,肥蝦剛轉入金融軟體開發產業,第一個參與的較大型專案是某國營企業的信用卡系統轉置案,負責新系統的客製化功能開發。記得上線的前半年,心中總是擔心系統晚上批次作業會掛掉,針對修改的程式總是一再Review,但是半夜被叫去資訊室的機會還是常常;後續也許是系統穩定了,也許是不那麼在意了,反而半夜被call的機會變少了。

記得心理學上有一個自我實現預言(Self-fulfilling Prophecy)的理論,定義為:「the case whereby people (a) have a n expectation about what another people is like, which (b) influences how they act toward that person, which (c) causes that person to behave consistently with their original expectations.」這不禁也讓肥蝦想到那痛苦的莫菲定理(Murphy's Law)" Anything that can go wrong, will go wrong"。如果把這兩個定理合起來,好像變成肥蝦在管理專案風險時常發生的慘劇-" the case whereby people (a) have a n expectation about what a problem may be happen, which (b) influences how they act toward that problem, which (c) causes that problem to happen consistently with their original expectations."


針對風險這個名詞,雖說PMBOK或一般管理書籍把它視為中性的名詞,即表示它可能是個機會或是個危機,反正不確定性造成專案變化的都是風險。但是,可能案子作久了,再加上肥蝦杞人憂天的天性,總是先想到那不好的一面。

在進入專案之前,預估可能風險是非常重要的,尤其是可能導致專案阻礙或失敗的風險類別。肥蝦習慣上會就個人的經驗與瞭解,努力獲取所有可獲知的訊息去瞭解專案可能的風險,並找三、五個重要成員大家一起集思廣益,先看看案子可能遭遇的問題,然後再找業務來問問看這個案子。說也奇怪,業務老是想的都是那opportunities的風險;執行人員想的都是threats的風險。身為一個PM或Functional Manager一定是要平衡去考量正負兩邊的風險(問題是大老闆都喜歡只聽opportunities,搞得肥蝦在老闆面前老像隻烏鴉,在團隊同仁面前像個聒噪的喜鵲)。

接著,是再進一步確認導致風險發生的可能機率,針對高層次的風險類別,在進而探討其中的可能風險因子(risk factors),以及其間的相關性,並設定相關的警戒線。然後大家再一起來討論因應的對策,決定是否要採行先期的相關作業。也許肥蝦的方式比起PMBOK的順序與流程有些差異,這是因應肥蝦所處的窘困環境,如果有足夠的時間與相關資源,能照著PMBOK這樣一步一步來當然最好,但是在資源及時間有限的情況下,只能作些不得不的取捨。

對於threats,團隊總會想些與作些工作來避免或轉移,如斟酌合約的條款,設計適宜的架構或採行對應的開發方法。而團隊所衷心期盼的就是不要發生;但這十多年的經驗,發現要是愈縈繞在腦中,念茲在茲的問題,並且時刻警醒要避免的,還是會發生。

可能肥蝦碰到的專案環境可能不太成熟,每次問題真得發生了,當跟當初想得差不了太多,雖然會慶幸早有想到,也許也有些因應的方法,但還是多少會有些人仰馬翻的場面。更慘者,有時還像批評得像是田豐一樣剛而犯上的黑五類。這些苦境對應到了自我實現預言與莫菲定理,真讓肥蝦有時候懷疑起自己,是不是因為為了怕專案的不測,特別考量相關風險類別與因子,進而採取相對應的步驟後,才導致不想面對的問題真得就發生了!

俗話說:「傻人有傻福。」但真得可以裝傻就避過那些風險與問題嗎?是不是遮起眼睛,看不見就真得碰不到?還是時到時擔當,沒米就煮蕃薯湯?唉!尤其在跟高層說明之時,這感觸更是錐心刺骨的疼痛呀!

2012年8月1日 星期三

專案vs.營運的流程建構差異


PMBOK或一般專案管理的教科書一直告訴我們,專案有兩大特質:臨時性(temporary)、獨特性(unique)。也強調了專案(Project)與營運(Operations)的重大差別。那在達成臨時性與獨特性組織目標的專案程序,以及在match組織的宗旨、方向與目標所為一般日常營運所需的營運程序是否其間有所差別呢?


記得十多年前肥蝦剛從中正畢業去應徵7-11的大專培訓人員,結果一直沒有訊息,直到三年後突接獲7-11的通知希望我去面試,記得面試當時面試官特別說明他感謝7-11的人事部門XXX,因為當初我以碩士應徵大專培訓人員所以資格不符就未獲通知。三年前,肥蝦主導一個產品開發的專案,上司塞來了一個xxx人,老闆的理由是:「xxx不去你那,那也沒有別的地方可以去了,你就看看要如何用他吧!」


為了完成目標,不管有意無意、有知無知、有章無章,總得一步一步作來,這每一步可說就是程序,當然程序有很多的定義(可參考:http://www.sei.cmu.edu/library/assets/process-pro.pdf)。就以肥蝦的認知:在工作領域中,經由有效的組織資源,採行一定的方式,從事特定的活動,達成期望的要求,這就是所謂的程序(Process)。進一步將程序適當的串連就成為我們常碰到所謂的流程圖(Flow Chart);在IT的UML圖中分析Behavior的也有Activity、State Machine、Sequence等的Diagram;在PMBOK也有work package、Activity到Project Schedule Network Diagrams。




肥蝦就自身的經驗來看,程序與流程在專案與營運中最大的不同來自於專案獨有的特質:臨時性(temporary)、獨特性(unique)。


(一)臨時性(temporary)所導致的差異
不管原先的程序思考多麼週全,程序內容多麼詳盡,程序介面多麼明確,進出條件多麼特定,人員要求多麼確實,防呆機制多麼完備,流程的持續與定期改善,是維持流程符合並促進目標達成的不二法門。但問題點在於您是否有足夠的時間進行調整與改善,甚至挽救?專案的執行在時間上有一定的緊迫性,重新施作的成本也多半非常高昂;相對地,企業營運雖有有相關的問題,但多有在重覆施作的可能。


在於資源的取得、訓練與適用,專案也承受較大的時間壓力。專案資源的取得應設法儘早規畫,但等到要劃下去之時,常會碰到相當的阻礙。所能獲取的人員與資源經常在組織部門的分派下,少能盡如人意,就像肥蝦剛開始舉的例子,「你就看看要如何用他吧!」如果碰到願花錢的老闆可能就專案流程的特性招募特定符合的人員,不行的話也就只能將就,能練盡量練,人不能轉也就只能"路"轉囉;但是企業營運所可進行較縝密的挑選,也因為工作職務的內容與分派多有明規或暗例,企業可進行有計畫的招募與訓練。


企業為一法人,理論上是要長久經營;但是專案確有明確的結束時點,也因此讓組織高層對於專案的投資傾向於保守。不管專案或企業營運,所要達成組織的目標大都是有多元性的:市佔率、獲利率、人員流動率、成本效益比、現金流量狀況、營收比、無形的聲譽、…,這都需要整合考量,但大多而言,專案在於組織之下,決策者與資源掌握者均為組織高層,其思考觀點一定是從組織、從長遠進行思考,而非是專案性與臨時性的思維。


(二)獨特性(unique)所導致的差異
企業營運要符合整體組織的目標,因此程序內容有一定的穩定性,遇到外在環境的變化之時可以有較多的因應與應變時間,因此標準化與防呆機制可以進行較多的要求與協助;相對專案的程序,就必須需要多一點人為的判斷,尤其是關鍵路徑上的程序,更是必須小心謹慎,在風險因應流程的決策上,專案更需要有明快明確的回應與處理。


專案的A unique product, service, or result多是明確的概要載述於合約或者是Project Charter,在Scope的界定之時,專案經理的職責之一就是因應專案成本、時間、品質等限制,還有公司所要的獲利,將需求者或利害關係人的要求聚合到合約的明確條文。不同於企業宗旨與目標,尤其是乙方,這一專案目標是否要盡善盡美?是否要永無止境?答案當然是不可能的。如果在一組織中所執行的專案獨特性(unique)又真得難以整合或分享,那A unique product, service, or result的達成也許只要符合標準規範就好,作得太好也許反而會有意想不到的反效果。


(三)臨時性(temporary)加上獨特性(unique)所導致的差異
就PMBOK與專案管理的要求,Lessons Learned Documentation 可使組織後續的專案在規畫、執行與監控上有更多的參考與資源,減少更多不確定的風險,降低專案的成本。但隨著不同的專案的性質、屬性、期限等不同的差異,尤其是人跟錢的差別,很多原先的參考或工具可不能抄著來用,那反而會畫虎不成反類犬,自掘死路。因此要使用組織非強制性套用的Lessons Learned,得要審慎的停、看、聽、聞。


一般而言,在一個組織會有多個專案的情形下,組織會為了發揮最高的資源效益,並努力減少成本下,單一資源或人員可能會指派到不同的專案,身為一個專案經理依照PMBOK所指示的,專案目標應緊密的與組織目標結合。套句肥蝦最喜歡的法令條文:「…謂以營利為目的…。」如果再加上企業為了市佔不得不以紅海戰術,以及整體環境因素,一個有良心的專案經理就真得在「使用合約金額扣除公司要求利潤與管理成本的餘額資源,盡量使用組織現有的人力,設法達成符合合約條文設法緊縮解釋的明確規範,去進行專案流程與資源安排的規畫。」

2012年4月27日 星期五

2012年4月27日專案執行心情隨筆


我想我後天要來加班弄東西才行!不管怎樣,總要對得起別人跟自己!別人努力,我也得努力配合才行~~~


作專案,以前都是將目標放在規劃跟執行,很少去檢討(因為成功了就不用檢討!或者中途落跑,輪不到我來檢討!)
之前我僅負責一小塊但整個案子失敗,要來檢討,隨著負責的PM們都落跑了,只好我去跟著法律專家來溝通,實在讓自己對專案有了更多更深的體會與學習!也更瞭解法律人的思維(雖然以前當助理時也跑去補過法律~~~)


以前都沒遇到專案團隊的上上上層會出事,現在負責的案子,竟然碰到了!更讓我感受到所謂專案利害關係人是如此的龐大與緊密!


團隊是重要的!一個強人,只有自己強,那專案失敗的機會大於成功的可能!
專案團隊人人努力是達成專案目標的必要條件!但只有專案團隊人人攜手努力才是達成專案目標的必要且充分條件!


作專案就像一些人要在一定的時間內,坐在車上打移動中的指定獵物!車會動;人會晃,會累,會吵;動物會閃躲奔跑;天氣會變;打獵的器具會壞,要更換,要補充!但只要不換車,大家能彼此照應,那打中目標的機會就大大升高了!


每個人努力作事很重要,但就像我老爸以前在作沖床時跟我說的,作事要有一個"勢","勢"對了事情作起來就順了!正確性也提高了!
但大家都努力作事,忘了學"勢"!


我從立委助理轉網路工程師,轉金融應用系統開發,對很多事的看法都有些異於一直在系統開發圈圈的觀點跟看法!但我感謝我這一路走來所有與我共事與接觸過的人,真得助我良多!

2012年1月28日 星期六

檢視2011,展望2012


2012龍年的九天年假已近尾聲,【專案管理的生活思維】中的Bryan寫了一篇「新年計畫的保存期限」,真是汗顏啊!對照看著自己去年(應該說是前年)寫的「檢視今年,展望百年」個人的民國百年計畫目標,其中諸多項目均未達成,雖說方向並未偏頗,但要求的到達的水平卻有很大的差距,尤其世新在職碩班的畢業論文也多遞延了一年,遲至今日也尚未完成!

正如在「檢視今年,展望百年」文末所說的,2011年初肥蝦即任部門經理乙職;此外,更接手原由另一同事的工作,撰寫一大型專案的建議書,以及一失敗專案的法律善後作業。在工作內容與挑戰的變化下,肥蝦戰戰兢兢地試圖凝聚部門的向心力,規畫部門的中近期發展目標;另一方面也投入了諸多的心力執行大型專案的專案經理工作。想著這些天日子所閱讀【福澤諭吉自傳】中的一句話:「我認為人的志向會因為他的環境而改變。一切只靠天資,再加上教育,以及不屈不撓的毅力,不可猶豫,如此堅持到最後才能成功。」2011年的環境確實給了肥蝦很大的考驗,但相對地也賜予肥蝦不同以往的經歷,但是這毅力與堅持卻正是肥蝦個人所最欠缺的能力與特質,因此成功之路還是遙遠不可及啊!

檢視民國百年,肥蝦收獲最多的應是參加了世新傳播所開辦的【MTP中階主管才能認證課程】,以及Bryan & Joe所教授的【專案談判與溝通】。最僥倖的是邊緣地通過了中華企業資源規劃學會的BI規劃師(Business Intelligence Planner)認證考試MTP中階主管才能認證課程】上課時數共有三十五個小時,對於肥蝦的工作認知與態度有著非常深切的瞭解與幫助,省思以往個人自我認知的『管理』更是有了決然不同的體會與定義,體認到管理這一門學問惟有經由內在態度與認知的轉變,才能從種種管理理論中淬鍊出能有效作業並有自我風格的管理行為。【專案談判與溝通】則對肥蝦在與人溝通的應對進退上有著相當的啟迪,對於一向自以為是的肥蝦來說,『溝通與影響』必定是要再努力改變自我,修鍊自我的重要課程。

雖說「十有五而志於學」,但肥蝦在民國九十八年,這已近個人的不惑之年才畫下了個人的學習成長架構圖,設定了專案管理為個人終生學習成長的重要課程,並且要求在系統分析、程式與資料庫開發、網路架構、資訊安全與金融知識上要不斷追求新的成長。這兩年來,肥蝦深深感觸到外在環境激烈的成長與變化,對於自己的學習成長要求應該要能更加的明確,並且似乎應該切分出個人所立定的長期目標,以及因應工作需求的短期目標,以便於排定學習的優先順序與資源的分配。原先「檢視今年,展望百年」所設定學習課程如:微軟Dot NET框架,雲端相關開發技術,Java平台應用上,以及個資法、IFRS等,這些應該說是因應工作需求的短期學習目標。雖然這上述的每個學習項目都是既深且鉅的議題,但是在肥蝦有限的資源下,對以上課題的學習所要設定的學習目標與要求到達的水平,不得已必然將有所取捨。但是對於個人的長期學習目標上-專案管理與商業智慧-個人應該要設法不斷要求自我,並且要能持續努力付出。

『專案管理』一直是肥蝦的最愛,在去年的MTP課程中,肥蝦領略了專案管理的學習除了一般專管指標、模型的學習之外,也應強化自己在一般管理的知識,並且要設法從個人的內在去改變自己的態度與認知,尤其在溝通、說服與影響力方面,個人更應多努力加強。此外,去年在世新研讀在職課程、參與坊間研討會與閱讀資訊的書籍中,『商業智慧』這集合了專業商業知識、資料處理、統計、資料探勘等諸多學問,利用電腦科技為工具,試圖從龐大的商業資料中經由鑑別、分類、淬取、分析、推論,來協助人們訂定較佳商業決策的學門,也對肥蝦產生了莫大的吸引力,並且深刻體認到商業智慧不是就僅僅是所謂的KPI而是有著廣大深邃的內涵

網路上流傳著郭台銘先生的一句話:「經驗和知識要匹配,知識是告訴你怎麼想,經驗是告訴你怎麼判斷。」如果郭先生所說的經驗是自己或可接觸週遭人員的經驗,那麼對於這句話,就肥蝦的成長歷程來說,是較難以接受。就肥蝦自己的認知,知識是可以自我追求的,也較易自己就能掌握的;但是經驗大多時候需要有天時、地利、人和的配合。因此知識的追求必須先於經驗,況且知識也是他人的經驗,要求自己不斷累積有趣、有用的知識,當時機來到將方可藉由實例來印證、培養、鍛練與修正知識的瞭解,並歷練出真正有益處的經驗,並且作到知識與經驗間相互的驗證與成長。因此,今年肥蝦還是會投入較多的心力在延續去年專案管理工作上,除了期望專案能如合約所載要求完成外,也期望從這個案之中歷練出有用的【經驗】,獲得自我的成長。

2011年讓肥蝦更清楚的知道自己要什麼,並依此稍微修正了自己的學習成長路徑。在認清了自己的長短期學習目標下,龍年一年肥蝦所要安排的課程訓練與設定的自我要求,也應該能與個人的學習成長路徑間有著更有效率的配合。努力完成自己在職碩班的畢業論文,以及認真學習與體驗專案管理的實務,培養自我的專業經驗,是肥蝦龍年的首要目標。其次,則依據自己的資源狀況,選擇與長、短期學習目標一致的短期訓練課程與相關書籍,期能累積一貫且有效的知識方塊。

學習與成長需要動力,朋友間的互相砥礪與相互提攜對於意志薄弱的肥蝦是至為重要能源要素,感謝肥蝦周圍親友師長的鼓勵與促勉,也衷心期盼各位好友在龍年都能凡事心想皆成,事事順心,達成自我設定的成長目標!

2011年12月30日 星期五

MTP課程後心得與感想

十月底,肥蝦報名了學校傳管所吳美娥老師所開設的MTP課程,從十一月二十日起,連續五個週日到校上課八個小時。每次上完MTP課程後回到家總是累得晚上呼呼大睡,上整天課使得身體勞累?,這八小時課程對於從事IT整合工作的我豈能造成負擔!而是心累跟腦袋累。「作事要用科學的方法,帶人要以啟發激勵的方式。」老師這句話不斷地在腦袋裏盤旋,不斷回想自己在職場、在生涯上過往的種種;努力思考自己在工作、在生活上未來的走向,讓自己腦袋一直轉個不停,真得好

MTP課程主要區分為「管理的基礎(4)」、「變革的管理(2)」、「管理的流程(4)」、「培育與發展(2)」、「信賴關係的形成(3)」、「良好管理的推展(2)」。

一路從界定有關的事與人,說明相互之間的影響與運作講起;到定義問題,發揮團體與個人創意,強化與改善工作流程;經由計畫、命令、控制與協調,誘導正面動力、發揮指數綜效、促進循環回饋;配合整體與成員目標,進行自我與團隊的協同成長;引發由內在態度到外在行為的改變,調和氛圍,建立360度的溝通介面;建立正確、強韌、柔軟的態度,營造周圍的影響能力,確立自我風格的領導,進而促使正面良好的管理。這短短五天的課程,交待了完整的管理輪廓,介紹了正確的管理行為,雖然課堂上未能再有充分的時間來詳細引導有關的有效工具與作法,但講義中諸多的檢核表與評鑑表都可實實在在的應用在自我態度與管理行為的辨別與確實認知上,並可藉由每個回合中的案例瞭解到課程的精髓,審視自己在工作職場上的態度與作為。

MTP課程中首重為達成組織目的與目標下,「事、物、人、職、權、責」間有效的匹對與平衡。正所謂「事在人為」!但如何讓團體與個人去勇於任事,貢獻所長?就在於個人與團體的態度!只有良好的態度,才能進一步去引發知識與技能的學習,並且表現於外在的行為。外在的行為所企圖解決的就是實際或可預測未來與目的暨目標間的不一致(救火問題、發現問題、預測問題) 。經由「狀況的共有」,利用「5W1H」的處事方法,遵循社會與組織既有的法規,以及依據財務、顧客、流程、學習四個層面設定基準與進行管控。設定完善的計畫,在確定的目標下,擬定執行的策略與對應的戰術,並且畫分到各成員,在基準與可容許誤差下,進行動態的管控,並強化成員彼此間的合作與溝通。

部門成員間的技能與知識的發展及成長,在公司既定的目的(存在的理由)與目標(生存之道)下,也需要循序的培育與啟發。除了成員目前工作職務所需外,也需要進一步考量其未來的發展性,更重要的是建立起成員向上的動力與欲求,就發展行動力、思考力與團隊力所需具備的要項,逐步誘導,尤其在技能與知識的分享與傳承上,更需要經由在職的訓練,將新成員的新知與新觀念內化入原有的團隊,進一步促進團隊的成長與茁壯。

人比事更難以處理,事情是靜態的,事情跑不掉,但是事情隨著人員的參與(顧客、主管、成員…)以及大家不同的認知,不同人之間的不同作為,常將事情轉變為動態的問題與危機,隱藏了更大的風險,造成了更嚴重的後果。顧客的態度與行為我們只能臆測(可經由統計、資料探勘等科學方法),主管的想法與著眼我們可以揣測或詢問,但是成員的態度與行為,以及對於事情與問題的第一線處理,常常疏於掌控與協助,有時導致了不良的直接與立即影響。因此建立部門間信賴關係的重要因素,在於讓成員們有著良善與正確的態度與行為,協助與疏導成員人際間的互動與糾紛,確立暢通與正面氛圍的溝通環境。

接著就是個人領導能力的培養與展現。領導力=個人的態度+影響力。只有鍛鍊自我堅卓的意志,並如賈伯斯說的:「Stay hungry, Stay foolish」,藉由自己的正面態度,散發而外去感染部門的同仁,加上「說、教、做」,對於公事要求謹記「嚴以律己,寬以待人」,協同部門同仁達成組織設定的目標,才能發揮自己的影響力,推展管理的作為,。

MTP這六部分類對應到肥蝦的內心,深切的反省,真得有諸多個人作為與心態亟需改正。【管理的基礎】-讓肥蝦再次溫習二十年前大學所上的管理學,並更深的體會組織與人在管理上的重大影響。【變革的管理】-體會到問題的解決與工作的改善應立求先見之明,更應培養自我的創意與創新的思維,「時刻觀察、時刻瞭解、時刻關懷」,啟發部門同仁一起「發現問題、解決問題」的認知心態。【管理的流程】-PCCC(計畫、命令、控制、協調)應與PDCA(規劃、執行、查核與行動)應一同整合,並且落實到部門與個人的工作生活之中。在命令的流程中,切記沒有”…等字眼,隨時自我警醒,在不同的時機與重點下,自己與同仁溝通的方式(吩咐、請託、徵詢、暗示、徵求)。【培育與啟發】-除了自我與部門的能力培養發展之外,也要整合考量組織與個人、目前與未來間的協調與平衡,尤其是團隊力中的「表達、傾聽、柔軟、狀況把握、自律、抗壓」五種能力中的傾聽與柔軟,更是有迫切的需求。【信賴關係形成】-最重要就是自我態度的調整,時刻謹慎處理人際與政治的關係與互動,並且開放自己的心胸,積極的傾聽,以友善但堅定的態度去建立部門間大家的彼此信賴。【管理的推展】-領導力的養成與訓練自己深感還有待更多的努力學習的地方,隨時要能謹記:「整體部門的表現必先於個人的表現。」的重要性,並要徹底的展現出來。

上完這短暫的課程,在老師精彩的講解、舉例,同學踴躍的發言分享自己職場心得下收穫良多,但也深深感受到中階主管的為難。所謂是「上有聖意,下有民意,部門之間恐怕又有敵意」真是處處難為。作為中階主管不但要體察上意,體諒民意,身先士卒,奮勇殺敵之外;軍令與政令還要設法內化到部門同仁的態度,轉化其行為;要能主動分享,建立起「狀況與問題的共有」的認識,更要大家都能切身體認。就肥蝦所能體會到MTP精神要落實到工作中,真得對肥蝦自己是一個很大的挑戰,但是為達「正道」,肥蝦一定要努力改變自己,確信並秉持「知難行易」的精神,「just do it」就對了!

2011年11月29日 星期二

專案經理的自我管理-專案管理日誌


2011年開春以來,可說是事務纏身,戎馬倥傯!除了負責原有的系統分析與產品開發,又多了個負責部門管理與對業務部門支援的工作,真得讓自己忙得手忙腳亂,更甚者四月底得標案件在諸位上級長官的禮讓下,被執行長指定為專案經理,因此學校的論文只得請老師與老婆大人讓肥蝦通融延後畢業,那就遑論紓發與記錄自己對學習上的心得感想。

公司這一個四月份專案的總金額雖然不小,但規模更是金額的雙倍以上,面對的利害關係人又大過規模的雙倍,在目前臺灣這一個乙方弱勢的市場型態中,執行本案已註定要遭受一定的範疇、時程與成本的風險。在長官「讓嫌」下,肥蝦擔任該案的專案經理,在專案初始階段,肥蝦就認真思考過在目前公司缺乏完整的專案管理工具,以及大多同仁對專案管理較為守舊的觀念下,如何進行本案的專案管理工作。

目前公司基本上有制式的工作雙週報,同仁填寫本週已進行與下週預計的工作項目。但在考量此次專案的特殊狀況,因應以往專案團隊的成員只單獨填寫自我自身工作項目下,如何喚起大家一同注意本案目前遭預或感覺到的問題與未來可能的風險,肥蝦就將原有的工作雙週報新增了【問題/風險】與【心得/建議】兩個欄位。為了不讓專案管理工作變相增加原有成員的負擔,原本的應填寫的預計下週工作內容就請成員不用填報,因為就專案工作項目與成員的配置表,以及下一週的工作週報,肥蝦只要動點小手腳還是可以提供出公司所要求的工作雙週報。

本篇的重點不在闡述專案成員必須配合的專案管理工作,肥蝦想說明的是專案經理自身的管控作業。當然專案經理就公司的編制來說,也是公司的員工,因此也要填寫工作週報或工時單,但是肥蝦以為這只是最基本的工作,工時單與工作週報可以配合輸入到專案管理工具作整個專案進度與成本的掌控,但是對專案的整個發展變化,思考與預防專案可能風險與問題,瞭解專案進行的整體動向,尤其是日後僅依憑繁多的專案RecordsLogInformationDocuments資料進行Lessons Learned也並不容易。因此肥蝦就每天記錄專案上的工作與發生事情,寫下專案管理日誌。

肥蝦以為專案管理日誌有幾個重點:一、記錄每日發生與專案經理工作重要項目。二、註記專案已有的問題與未來風險考量。三、記錄待辦事項與今日所作所為所想的心得與感想。四、串連其他相關的專案文件,如收發信函文件、會議記錄、交付的文件成果等。

肥蝦個人的專案管理日誌僅是用Excel工具列表管理,目前肥蝦的專案管理日誌主要有以下的欄位:日期、重要事項、進度狀況、溝通狀況、收發文件、會議記錄、郵件通訊、風險考量、待辦事項、心得/感想。其中收發文件、會議記錄、郵件通訊三個欄位是作為連結其他文件註記使用。

雖然有時候會漏打一些資料或隔個倆天再來補登,但整體來說,當肥蝦在編寫工作週報或者專案管理會議報告之時,只要copy一下專案管理日誌的內容,再稍加潤飾就可以交差,因此這個方法對肥蝦個人而言還蠻實用的。

2011年4月26日 星期二

「胡適雜憶」讀後心得與專案管理


記得大年初五在家裡跟家人聊天之時,小妹說到她先前看電視介紹胡適的節目,她覺得胡適的小腳夫人根本配不上胡適。肥蝦自己對於胡適的生平、研究與家庭實是所知甚少,除了年前看了唐德剛先生所寫的「胡適雜憶」外,家中也只有那本以前讀過「四十自述」,對於胡適的豐功偉業都是在以往的教科書中所得之。只是就夫妻相處來說,以肥蝦個人的感受是覺得外人應該沒有任何立場去評論夫妻兩人有沒有配不配的問題,因此回了一句:「說不定胡夫人剛好就是胡適生活中不可或缺的伴侶。」

個人以前已讀過唐德剛先生所著的李宗仁張學良兩人的回憶錄,也曾在【傳記文學】中看過一些先生的文章,對於先生在專業上的學養有一定的瞭解和崇敬,此「胡適雜憶」之中,先生以亦文亦白的文筆,亦尊重亦詼諧的態度,從胡適所言的:「哲學是他底職業,歷史是他底訓練,文學是他底娛樂。」中,評論「胡氏『中學』也止於『乾嘉』,西學亦未超過『赫胥黎』」的看法,來探討胡適先生的治學與生活態度,一路看來真得讓人興會淋漓,大呼過癮。

就肥蝦從該著作中所接觸到唐德剛先生對於史學研究的變遷;對於拉丁化語文與歷史的互動;經濟在史學中的角色;對於中西文化與中人西化的分類;「自傳」與「傳記」的界定,等論述,實是非常佩服,使肥蝦這個以歷史為生活娛樂的人有無比的收獲。個人將書中一些字句,斷章取義的整合為肥蝦目前個人所感受到「專案管理」此門學問在台灣發展境況的體認,以及個人附會穿鑿的初淺想法!

()台灣目前『專案管理』的境況

「胡適雜憶」摘錄:

須知胡先生那一輩的知識分子,是我國三千年婚姻史上,可以選擇三種不同的婚姻制度,和三種不同底婚後生活方式的唯一的一輩!這三種制度便是:一,純粹農業社會所特有的「舊式婚姻」;二,工業文明社會裏的合夥制的西式婚姻;和三,「轉移時代」(transitional period)裏,半中不西的所謂「新式婚姻」。這是三種不同時代的不同制度,談不到孰好孰壞;更談不到在某種制度下,哪些家庭生活就會更「幸福」。他這個皮球最後總算被踢到那個「三從四德」底古老堡壘裏去。在這個古堡裏,他是絕對的主人。他那「較好的一半」是死心蹋地的「相夫教子」,為他而生存,為他而服務;使他在學問上、事業上、橫衝直撞,而無後顧之憂。

肥蝦的想法:

目前,台灣的IT軟體產業也是碰到相同的狀況:(1)「舊式婚姻」:以前沒有搞那勞什子的「專案管理」,就照著原有方法把專案做完就是了。(2)「西式婚姻」:找人去考個PMP之類的證照,把國外的專案管理知識與工具原封不動的搬進來。(3) 「新式婚姻」:把自家公司的流程改一改,呼應一下國外的專案管理,套些專案管理工具。值此之際,最可怕的是一心要打破舊規,也不管自己的背景與需求,認為只要新的就好,不管原先的配偶是否能旺夫就先休了再說,那反而為物所役,因管理而專案,那就捨本逐末了。

那我們再採用那種作法呢?其實也同於唐先生的見解,不管是用原有公司的方式,或是整套把專案管理流程與工具搬過來,或是因應自己公司或專案的需要來參考專案管理的Know-How,只要所有一切的管理都是因應專案的需求,真的對專案進行規劃與管控,真的去解決專案的問題與困境,得以讓專案的執行團隊能無後顧之憂地去作專案,那就是一個好的方式。

()『專案管理』訓練的處境

「胡適雜憶」摘錄:

那也就說明他沒有把「語言文字」看成一種與社會變動息息相關的人類思想上的「交通工具」(communication tools)。工具是決定於社會對它的需要。一個大電斧對一個老土木匠來說不但不是個「利器」,而且是個大「累贅」。胡氏把語言文字的變動和社會發展的程序孤立起來,以單純研究語言文字本身的變動為其研究的重點所在。

二次大戰後的西方史學已經走上所謂「以社會科學治史」(social science approach)的途徑,因而當年專搞帝王將相的名史家像哥大老教授卡頓海斯(Carlton J. H. Hayes, 1882-1964)這時已不太叫座。所謂現代史學已經由研究「英雄」轉而研究「時勢」;而個人英雄們所造的時勢-也就是海斯教授所著重的政治史-已退位讓賢。那製造群眾英雄的時勢-也就是社會經濟變遷史-則由一次大戰時的旁門左道一變而為二次大戰後的史學主流。所以要寫一個「英雄」的「傳記」首先就要找出這位英雄成長過程中的社會背景,寫傳記的人如果把他底英雄和社會「隔離」(alienated),那這英雄便不再是個活人,他只是「蠟人館」裏的一個「蠟人」罷了。

肥蝦的想法:

目前台灣的一些教育訓練單位在推廣專案管理之時,太過於把專案管理抽離於實際現況與運用思維之外,而單純講授專案管理本身的工具與那PMBOK上的ITTO,以考取證照為惟一指引,忽略了專案管理肇生的「時勢」以及現在國際與臺灣現況的「時勢」,因此現在考取一張PMP證照所獲得外界的懷疑與批評大於肯定與讚賞。目前有非常少數的顧問公司開始以教授企管案例分析與訓練的方式進行與學員間的互動,這是一個非常可喜的現象。肥蝦一直以為專案管理的理論不可脫離於實務,實務也應要能回饋到理論,在如此良性循環之下,臺灣的專案管理能量才能不斷壯大,並進而影響周遭,匯聚成流。

()『專案管理』的用途

「胡適雜憶」摘錄:

荀子說:「登高而招,臂非加長也,而見者遠;順風而呼,聲非加疾也,而聞者彰。君子生非異也,善假於物也!」

一個學者如對新興的經濟學基本的概念不清楚,那他對現代的政治問題本來也就無置喙餘地。「經濟學」是十八世紀以後才興起的第一門社會科學,也就是人類知識史上一門嶄新的學問。經濟史家-尤其是偏向經濟史觀的學者,認為傳統史學過分看重政治故事了。其實「政治」不過是「經濟」的附庸而已。經濟學者們老王賣瓜,自賣自誇就逐漸地搞出個「經濟決定論」(economic determinism)來。馬克思也是個經濟學者,他搞起來就更為專門化了。他認為「經濟決定論」還不夠徹底,他搞的是「生產關係決定論」。什麼是「生產關係」(relations of production)呢?那就是社會上出勞力的「生產者」和掌握生產工具(包括「資本」)的「所有者」之間的「關係」。奴隸主的社會行為就是「唯利是圖」,奴工的性質則是「其工非強迫不做」。做生意和開工廠農場的人都知道,圖利並不太容易;迫人做工尤難,你要付出大批管理費。同時,在一個農業社會裏,並不是每項農作物都可以利用奴工圖利的。

肥蝦的想法:

「沒有PMP事情一樣也可以做好,有PMP不見得做事都會是零缺點。」 這是【專案管理的生活思維】論壇上Klaus大大的留言。肥蝦非常認同這句話,因為瞭解跟實作並未有完全的一致性。但是瞭解專案管理的一些觀念與工具,並進而引用,目的就是希望能在專案管理上能更加的完善與妥適。人說:「上智者悔前,中智者悔後,下智者無悔。悔者,思也!」一本PMBOK或者相關的專案管理知識,其實就是經由有系統的整理前人的經驗,協助我們在專案前、執行中、結束後,去思考的脈絡與工具,而也正是PMBOK為什麼是四年一改版的原因:「專案管理知識是需要與時俱進的!」

很多主管或長官都認為「只有接不到的案子,沒有作不完的案子!」、「只要關係好,政治運作正確,沒有結不了的案子!」這個想法不能說是錯誤,「政治」確是非常必要的!雖說:「政治不過是經濟的附庸而已」這句話或許過分誇大了「經濟」的影響力,但金錢利益的糾葛往往就是政治背後的主因。如果妨礙到客戶的「經濟」利益,客戶也不會就憑著以前的良好關係就讓廠商無條件過關的!

而且專案管理的真正目標,肥蝦以為並不完全是「如期、如質、如預算!」而是要創造專案相關利害關係人的最大利益!專案管理教科書與相關理論,是在專案的產生就是基於比較後最大利益的基礎假設上,因此提供一系列以為能順利、妥善的完成專案的方法與工具,以為只要專案能「如期、如質、如預算!」就可獲得假設中的利益。因應此假設的限制,在專案管理理論中載著不斷要求審視專案的整體效益是否如預期一般,一旦發現苗頭不對,應該要中止專案。

()學習『專案管理』應有的警惕

「胡適雜憶」摘錄:

時代和環境限制了他們的成就;時代和環境也寵壞了他們,沒有逼著他們教而後知困,自求上進。

胡先生沒有梁任公那樣憨直。對自己思想挑戰的文章,在胡氏著作裏是找不到的。

可是胡先生治史最大的弱點也就是他以偏概全。第一,他把這門新興的學問完全當成玄學來處理而忽略了它「社會科學性」的另一面!第二,他把強調「生產關係」這一派當成「社會經濟史學」的全部而加以輕視;第三,是他傳統士大夫的頭巾氣,只重正統學說,而把「怪力亂神」全部抹殺,對他們的抗議,充耳不聞,認為「不值一駁」。

好的詩人應該是情感多於理智的,而胡氏卻適得其反。胡先生的文章是清通、明白、篤實。長於說理而拙於抒情。作家要有豐富的生活經驗,和根據這經驗所發出的玄妙底幻想和見解。那一直躲在象牙之塔內的胡適之,一未失戀、二未悼亡、三無憂患。生活十分單純的人,斷然寫不出情節曲折動人底文學作品。

須知「博士」這個東西,基本上是騙人的。我國自秦始皇的驗夢博士起,在科舉時代被它騙了兩千多年。西學東漸之後,洋博士又繼起騙人。筆者不是說「博士學位」一無是處,只是-且引用胡適名言-「社會對它的報酬,遠大於它對社會的貢獻。」

肥蝦的想法:

肥蝦以為專案管理學門的知識還在發展之中,在PMBOK 2004年版中的圖1-2描繪一個專案管理團隊應具備:應用領域知識、標準與規範,瞭解專案環境,一般的管理知識與技巧,個人技巧,以及專案管理知識的專門技能;而且也特別說明了PMBOK所載的內容僅是這其中的一小部分。因此讀熟PMBOK並不代表就瞭解了專案管理的全貌,更不可以偏概全。作專案除了從書中學,也要從實作中學,從他人的經驗中學,是學無止境的。

()『專案管理』中的人際互動

「胡適雜憶」摘錄:

「現代西方文明」裏的「生活方式」是以「契約」、「合同」、「利害」、「力量」、「鬥爭」等深入人心的概念為基礎的。所謂「民主」,所謂「容忍」 (這是胡氏晚年政治哲學的精髓)只是力量、鬥爭、利害等均衡以後的契約行為。

胡先生在中國未做過官僚,在海外也未嘗與洋人共事,因而他沒有看出今日西方的社會-這個陳獨秀所說的「以小人始,以君子終」的社會裏面,那些人與人之間有禮無讓、刻薄寡恩的「小人」的一面。

「無讓」不一定就是「不仁」。美國社會也是有仁有義的。不過他們重義行仁卻是行有餘力以後的善行。在他們各為己利相競爭、餘力不足之時,大家相處則是絕對的「在商言商」(Business is business),所以「人不為己,天誅地滅」這句話,在一般西方人看來,並無大錯。「為己」是他們商業道德的百善之首。大家都為己,所以他們的口頭禪變是「如果你不保護你自己的利益,誰替你保護呢?」(If you don’t protect your own interest, who will?)如此,則社會上愈是性存侵略,能得寸進尺的貪夫,便愈有辦法,也愈為社會所稱許。人與人之相處如專以「侵略」(aggressive)相尚,則同事同夥同僚之間有利害衝突者,則防友如防賊。你一不小心,你的「利益」就要被人家「剝削」(exploited)了。

肥蝦的想法:

「人不為己,天殊地滅!」對於一個專案的承包商來說,這真得是金言玉語。從專案前、中、後,政治的運作是不斷在進行的。把規格內的需求作好,這個僅是基本的下限,甚至也還可以調整!重點是到底專案的運作有沒有達成一個是「力量、鬥爭、利害等均衡以後的契約行為。」因此專案的啟始與結案需要好的業務高手,在專案執行中,也需要與業務人員有完善的密切互動!如果專案經理能夠專注於專案本身,並且依循的適當方法與步驟執行與溝通,而讓這達成「力量、鬥爭、利害等均衡」由業務高手來處理,相信對於專案目標的達成應該有著最佳的助力。

()『專案管理』的應用

「胡適雜憶」摘錄:

五十年代中期筆者在哥大口試。有位教授問我「林肯是不是奴隸解放者?」我知道這問題不易回答。因為我如說「是」,他一定要引經據典說「不是」;我如說「不是」,他也可用同樣淵博的學問來證明他底「是」。不管「是」與「不是」,我都要不及格。這時幸好我情急智生,反問了他一句:「照足下看法,美國史上有沒有一個所謂『奴隸解放者』呢?」這位慣於考人的人,一旦被考,情急智不生,只好馬虎地答了個有。因而我再追問他一句:「如果有的話,那個人比林肯更夠資格呢?」

筆者幼時便聽說我族中有個老祖父,他老人家每年批撥兒女學雜費時,總要把女孩子的預算上的「游泳衣」一項「劃掉」。女孩子們氣死了,背後把這個老頭子形容成「頑固」、「守舊」、「陳腐」、「落伍」但是「游泳衣」還是買不成。後來她們聰明了,把「游泳衣」改寫成「夾層連衫圍裙」,這一來老祖父欣然同意,閤家皆大歡喜。

肥蝦的想法:

專案管理不是一成不變的,就如那PMBOK 2008年版1.6在專案經理角色中所說的:「執行力-This refers to what the project manager is able to do or accomplish while applying their project management knowledge.」知識的運用需要技巧,在能得知專案管理的精義後,如何來運用?肥蝦以為需要因地、因人制宜!有時候「山不轉,路轉;路不轉,人轉」是非常要緊的!轉個彎,只要能達到目的與要求,也許有些地方也不用過於拘泥!

()『專案管理』是否為專案成功的萬靈丹

「胡適雜憶」摘錄:

但是一個人的成就,單靠主觀條件是不夠的那些偶然性很大的客觀條件也要決定一個領袖人物事業成敗的一大半。只有客觀條件與主觀條件發生了密切的配合,才能使一個未來的領袖逐漸從群兒之中脫穎而出從而變成個實際的領袖。「才不才,人也!遇不遇時也!」文學革命原有是和政治革命一樣地有其「階段性」。次一階段的「革命對象」往往卻是前一階段的「革命元勳」。在現代世界文學發展史上,中國文學的發展原比西洋文學的發展遲了一個階段。因而胡適之這個美國文學革命運動中的「反革命」,回到中國,正好「階段」巧合,因而一舉成名,竟做了中國新文學運動中的「革命元勳」,豈不是時也運也乎哉!

肥蝦的想法:

具有專案管理證照,通過CMMIISO等認證,確實依照專案管理方法施行,使用完善的專案管理工具,這所有的一切一切,並不代表專案就一定成功!所謂「盡人事,聽天命!」雖然很悲觀,但有時就是如此。時間移轉,環境在變,很多事都是無法精密預估與計算的!但是有著一定的法則與規章,盡力作好能作的,應該要比瞎貓去撞死耗子的機率高很多!