軟體專案管理第十一週課程心得_Organizational Structure and Project

Organizational Structure and Project

第八組三位同學分別報告了【軟體專案管理】的第十章 專案組織與團隊運作與第十一章 軟體人力資源管理，雖然負責的範圍遠大於其他的分組，但是報告的書本與期刊內容卻是一樣完整與精彩。說實在的，肥蝦對於專案管理中的人力資源管理與溝通管理向來較為weakness，當然一方面因為自己對於人資管理較為缺乏興趣；另一方面也是肥蝦的主觀意識過於強烈，對於傾聽他人的發言與意見，會因為自我的主觀意見與認知，直接給予對方相當直接的反應，也是肥蝦一直被批評為太”機車”的原因之一。(另一個重要原因是肥蝦對於文件的要求較坊間的”陋俗”多一些！)

這一篇肥蝦主要是針對課堂上佳欣同學報告第十章中述及的專案組織架構以及授權的內容。以下將分成兩部份討論進行討論：第一部份 公司組織、專案組織、專案類型架構－就肥蝦已有的認知與想法，對三者與專案執行之間作一個簡要的說明與臆想；第二部份 專案組織、專案工作分派與專案授權－則延續第一部份的專案組織，進一步與第四章專案規劃的RCAI+圖形、第六章時程規劃中的專案組織與工作分派，對應到PMBOK的9.1 中的team member roles and responsibilities，談到專案團隊內的授權。

(一)第一部份 公司組織、專案組織、專案類型架構

在第十章中提及的”專案組織結構”的段落裏，將專案組織區別為：

(1)功能式組織

(2)矩陣式組織（依專案經理的職責區分）

(i)功能矩陣式

(ii)平衡矩陣式

(iii)專案矩陣式

(3)混合式組織

對於以上的定義，PMBOK 2008在2.4.2 Organizational Structure也有對應提到Functional Organization、Matrix Organization(Weak, Balanced, String)、Projectized Organization、Composite Organization。但是，在【軟體專案管理】第十章所述及的，是為專案的組織架構； PMBOK所稱的組織架構卻是為Enterprise Environmental Factors中的要素之一，其會影響資源的取得與利用，以及專案的建構(Organizational structure is an enterprise environmental factor which can affect the availability of resources and influence how projects are conducted.)。所以在PMBOK 2008中說明的是Enterprise Organization，是描述公司的組織架構，並非本書中所說的Project Organization。PMBOK是另外在9.1發展人力資源計畫提到Project Organization Chart與Project中的Roles and responsibilities，這比較類同【軟體專案管理】第十章的課文內容。不管是PMBOK或【軟體專案管理】，兩書都未進一步說明企業組織型態(Enterprise Organization)與專案組織型態(Project Organization)間的相關性！

此外，佳欣同學所報告的"Risk Implications of Software Project Organization Structures"的文獻，該篇文章中將專案組織的類型─Project Form、Matrix Form、Functional Form、Adhocracy ─與專案類型－Pure Project Form (純專案型態)、Hybrid Form(混合型態)、Operational Activity(作業活動)、Breakthrough Event(突發事件)－進行交叉分析，就有限的資料進行實證研究，探討不同專案組織在面對不同類型專案下可能存在的風險因素。姑且不論該篇文章的實證結果，就肥蝦所體認該文作者的想法，伊應該是認為專案類型與專案組織架構型態之間也應該存在著相當的交互影響！

專案所屬公司的組織架構、專案組織架構與專案類型其間，三者是否會有一定的相關性與必然性？是否會進一步影響專案的結果？專案執行的結果轉變為Lesson Learned之後是否會進一步回饋予企業，作為企業組織架構調整的依據？一般人的直覺與觀感，我們會直論式的推斷功能性的企業組織結構，專案組織應該以功能性為主，專案經理所扮演的角色可能僅是一個聯絡者或促進者(expediter)的角色；專案性的企業組織結構，其專案組織就應該是專案性組織，專案相關的權責由專案經理掌控主導權。而對於突發性的臨時重要事件，公司也許會組成一個臨時編組；對於預定經營計劃中的專案型態，公司或許會組成相對應的專案組織。但三者之間的互動性，以及與專案執行的結果之間，是否就如直覺般的認知，三者之間是否存在有一定的相關性呢？肥蝦覺得這是一個非常有趣的議題！

就肥蝦有限的瞭解與閱讀，雖然有不少的著作探討專案組織型態對專案成敗或風險的影響；也有很多的報告研究企業環境要素對專案管理的影響。但是，截至目前為止，大腹便便卻腹笥甚窘的我還尚未閱讀過有人就公司組織架構、專案組織型態、專案的特質與屬性、專案的執行結果四者之間，探究其中的關聯性。

首先，肥蝦先行假設四者間的關聯性如【圖一】

進一步，應該則需要推定四者間兩兩之間的相關性，以及檢測其間的關係是否存在的假設！這當然只是肥蝦的臆測。但是試想，如果把當初第四組的彥宇與誌源同學所舉出的課堂討論案例－【CIO的困境：誘騙加入 未必持久】(請參考：軟體專案管理第七週課程心得之一_Case study of the CIO's straits)，把劇情往下延伸到：「馬修斯公司執行長在聽過科技長報告後，決定將自己的構想－提高衣櫃佔有率－變成一個公司層級的大型專案，組織一個專案團隊，直接隸屬於執行長辦公室。該團隊的專案經理由科技長擔任，專案團隊中包含郵購與網路部門、營業部門、行銷部門、財務部門組成的專案功能小組，每個功能小組則由該部門中的第二把交椅擔任。」這後續將會有怎樣的情況產生？馬修斯公司內部員工與外部媒體是否會開始揣測科技長巴利．高汀是否已被執行長設定為下任執行長的第一備位人選？各部門的副總們如何看待這一個專案團隊？是否會抵抗這專案團隊？針對科技長目前所遭遇到的資源壓力與各部門的壓力，是否可有效緩解？…等等原有議題與可能引發的新議題，肥蝦想應該會有不同的思維與作法，對專案的成敗與效果也會有不一樣的結果。

其實看看你、我週遭的環境！很多公司一旦少主進入公司，就會給少主掛一個總經理特助，或者特定部門的主管，然後成立一個可以跨越各部門的專案團隊，執行公司一個中、短期的重大專案，這不就像是上述的案例嗎？回思"Risk Implications of Software Project Organization Structures"該篇文獻，作者所研究的實案中，一般以功能性架構為主的公部門，是否已經為了專案的類型與屬性進行了不同的安排？記得肥蝦參加2010年台北國際專案管理論壇時，大陸參加世博規劃作業的專案管理人員報告世博的專案，以及台北市公園處介紹花博的專案，兩者之間因為政府的組織架構差異即大，以及世博與花博的大小與展覽屬性有別，因此對應的專案組織架構型態與資源的取得與利用，兩者間有者極大的差距。

第二部份 專案組織、專案工作分派與專案授權

書本10.3討論授權乙節，主要在講述在不同的專案組織與專案生命週期間，對於專案經理的授權程度，以及專案經理與功能經理間的可能衝突。但是，肥蝦此處要進一步說明肥蝦關於專案團隊中授權類型的看法。

如同第一部份所述，公司的組織與專案的類型，當然會影響到專案的組織架構，專案組織型態也當然會影響到專案團隊內的授權與作業。此處，暫且假設公司組織與專案類型對專案團隊內授權與作業影響為一個已存在的要素，除此之外，一個團隊的專案經理還應考量那些要素，以進行對團隊成員進行授權與要求呢？

就如書本所說的：「管理者不可能獨自完成專案大大小小所有的事務，有些工作必須授權由他人來完成。」在專案經理肥蝦有限的時間與能力下，不可能自己完成專案的所有事務，也不可能親身參與各個活動，一定必須將專案工作進行適當的分派與授權。肥蝦以為專案經理應就專案的工作內容與屬性，專案的組織架構、專案工作項目的優先性與重要性、專案成員的人格特質與專案工作的分派等因素，進一步進行專案團隊內部的授權。因此，肥蝦依憑自我的主觀認知，整合至目前為止同學們的報告資料，繪成【圖二】

一個良好的RAM圖示，不但可讓專案團隊彼此清楚瞭解專案工作職權的分派與責任、權力，有效的凝聚專案成員對專案的向心力，更可讓專案經理著重於專案的管理性工作，瞭解、界定與解決專案的問題，在達成專案的目標的過程中RAM將可有效的發揮它的助益。