2010年11月1日 星期一

第十講 學校沒教的運作力


知行合一

()把人分成「思考者」與「行動者」,是非常愚蠢的文化觀點

(1)廣泛、實際、健全和行動導向的思考,在許多方面甚至更優越。不確定性和風險必須加以評估,行動進程也得好好「設計」。

(2)「動手做就是了!」只有三種選擇:憑直覺與經驗、墨守成規、碰運氣。其中,碰運氣常會以「簡單常識」的偽裝形態出現

(3)在實際行動中,「有效性」的特質比智力上的考究重要得多。只是有效性特質的背後需要大量思考的支撐

(4)在許多行業中,「敘述」和分析便已足夠。但是在商業世界裡,你不但絕對需要積極的行動力,還要有創造力。

商業界所有事情總在變化中。自滿是會致命的

()運作力-實踐所需的技能

(1)運作力(operacy)源自操作(operate)和可使用的(operational),合併為「實踐所需的技能」,也包括實踐所需的思考技能。

(2)三種做事方式

(i)預先計畫:預先設定程序步驟-很有效率的一種方法,儘管缺乏彈性。

(ii)目標導向:這需要比第一個方式「更高水準」的人才能讓它順利運作-具有更多的彈性,可以從任何一點開始進行,目標也可以輕易改變。

(iii)隨遇而安:並沒有設立真正的目標,假裝我們的所在就是我們要達成的目標。

(3)有目標,就有次目標AGO(A:Aim ; G:Goal , O:Objective)目標導向思考工具;有戰略,也要有戰術:戰略是整體的意圖和處理的方式,而這會引導出各階段的行動步驟或是戰術。

(4)一個標靶又寬距離又近,就比較容易達成。所以不能只說:「它是我的標靶,我該如何達成。」而得要好好設計或改變標靶

()行動思考

(1)「倒退進行」思考法

(i)定義:從目標往後推演上一階段的最佳解。

(ii)限制:每一階段最佳解的組合,可能並非從初始起點到目標的最佳解。

(iii)說明:採用倒退進行思考,則會讓我們的出發點成為初步的目標。該思考法實行起來並不容易,因為這得耗費極大的心力與想像的能力;但是因為想法直接,在沒有明確行動方案的情況下,不失為一個有效的方法。

(2)條件匣圖(If-box maps)行動路線與條件匣。

(i)定義:條件匣圖為一種用來詳細策畫行動方案的簡便標記法。目的是讓我們能夠從條件匣中分隔出「行動路線」。

行動路線:一旦決定要做某件事馬上就能做的事。即其作為完全能由你掌控。

條件匣:你無權決定,必須等待結果出來。即其作為取決於你無法掌控的因素。

(ii)說明:將整個行動方案的每個流程與步驟,依據您所能掌控的狀況,區別為「行動路線」與「條件匣」。

(iii)應用:先列出所有可能會發生的事,假設事情進展順利,一切都如預期,那麼將不會有分支點。假如你想順著其他的反應走下去,也只需另外畫一個條件匣圖即可。


()計畫趕不上變化?-彈性和不確定性

(1)因為計畫是依照現實狀況及推斷當下潮流而擬定的在快速運轉的世界裡,計畫幾乎總會有失誤

(2)計畫的不可靠不能作為忽視它的藉口,而是要視為一種提醒我們計畫不能做得沒彈性的警訊。做計畫時要考量到狀況會改變,同時也得顧及特定狀況會不會持續。重要的是規畫時就要顧慮到彈性和不確定性

(3)計畫可比擬為一條「主流」,代表某些事情在特定的時間點上得完成。在這條主流中還有些「支流」加入,代表另外有些事情得完成,才能使得主流繼續前進。

(4)計畫應該包含轉折點,如此在這些點上經過整體情勢評估後,也許就決定改變路線或目標;應該包含監測點,讓人可以經常評估當下的情況;它應該包含各完成階段,讓人對計畫的進展可以稍微欣喜一下;最後它還應該包含停損點,萬一事情的演變出錯(不管是因為計畫失誤,或是環境發生大變化)時可以終止計畫。最重要的是,這些都應該涵蓋在計畫裡-它們不僅僅是處置計畫的方法而已

()計畫的內涵

(1)宏觀調控

所有的行動都發生在為來。可以把未來視為一幅地形景觀,所有的行動措施都將在其中實行、驗證。

(2)人:選擇對的人來做對的事

不管是策畫或接受行動方案,都要由人來做。派任、指示、溝通都是要費思量的事。當事人或許會促成或阻礙方案,可能不感興趣或怠惰,可能破壞、抗拒、反對或拖延。

(3)風險:每個機會都有風險

所有的行動方案都有風險,因為我們無法清楚得知未來的情況-市場、政府和競爭者的態度、總體經濟變數(通貨膨脹、貨幣利率和原料價格)、科技的突破性進展、生產線的失誤或產品的安全性。另外原始的預測沒實現而出現不足額也要格外小心。

(4)限制:也許持續也許轉變

限制也許會一直持續下去,或者會發生轉變。限制因素包含法律限制、管理上的限制和銷售系統強加的限制。如,一旦產品標準訂定,之前所設計的產品可能會顯得過氣或是無法販售。

(5)資源:能量和行動的工具

資源提供了「能量」和行動的工具。資源包括人、金錢、時間、努力、誘因、know-how、商譽、市場定位,以及許多其他因素。

(6)未來:誰的作為攸關你的將來

有必要對未來的局勢做一些評估,其中應包括政治變化,以及競爭對手的行為-不僅因為競爭對手會想辦法因應你的行動,也因為他們本身自有其行動方案

感想:

對於書中所提到計畫的想法與觀念,跟肥蝦一直以為專案規劃的想法可說是不謀而合-「專案的規畫與實作都需要有所謂的策略與戰術,而非只有硬梆梆的要項。」目標應要符合S.M.A.R.T.原則-(1)明確(Specific)(2)可量測(Measurable)(3)行動導向(Action-oriented)(4)實際可行(Realistic)(5)適時(Timely)。專案規劃是就擬定計畫當時的環境、要求與限制,需要設計多個Schedule(Project Schedule,專案管理團隊擇一為Schedule Baseline),每個Schedule應要內含作者狄波諾(Edward de Bono)所述的:「轉折點、監測點、完成階段、停損點」這些關鍵點,基本上我們習慣統稱為里程碑(milestone)。這些計畫的要項也呼應了里程碑所應該要作的事情,除了檢核之外,也要注意外在情勢的變化是否超乎了擇定的Schedule Baseline,如果情勢變化為當初已經考量到,並列為Project Schedule之一,則專案管理團隊應要即時變更;如逾越了當初所能考量的情境,不為Project Schedule之一,則需要因應時間的壓力,想想是要replan或是採行workaround的方案。

針對「行動路線」與「條件匣」,肥蝦也是深有所感。在Project Schedule network diagrams的圖形中,不管我們採用AON (activity-on-node)AOA(activity-on-arrow),我們常會考慮到ActivityActivity間的關係是Mandatory dependenciesExternal dependenciesDiscretionary dependencies;但對每個Activity是掌控在自己的手上,或者需要看人臉色,這多未給予應有的注意。因此除了原先規劃之時考量該活動的被動性預留必要的緩衝(buffer)之外,如果能對Activity自有掌握程度的高低,以不同顏色的Activity表示圖形進行區別,這也能對在專案進行時,對專案更多了一份掌握與追蹤的方式。

另外,對於「倒退進行」思考法的思考策略,倒是讓肥蝦想起了這個暑假修讀顏重功教授的演算法課程。演算法是一門很有趣的學問,其中提到了一些解決問題的策略,如:Greedy methodDivide and Conquer strategyBranch and Bound strategyPrune and SearchDynamic ProgrammingApproximation AlgorithmsAmortized analysis,以及Randomized Algorithms。這些策略思維都有助於思考規劃與解決問題之思考,惟其要求目標必須要明確。其中書中所提的「倒退進行」思考法,肥蝦以為這就類似於Greedy method”Suppose that a problem can be solved by a sequence of decisions. The greedy method has that each decision is locally optimal. These locally optimal solutions will finally add up to a globally optimal solution.”-只是「倒退進行」思考法是從目標(假設為起點)到起點(假設為終點)Greedy method。因此「倒退進行」思考法的問題也如同Greedy method一般- Only a few optimization problems can be solved by the greedy method.”只可惜顏老師授課當時肥蝦不夠認真,以致於學藝不精,真是愧對顏師兩個月的教誨啊。

沒有留言:

張貼留言