Risk Response Plan, Contingency Plan and Contingency Reserves

上週，正在準備PMP考試的J經理問了我一個問題：「對於Risk Response Plan, Contingency Plan and Contingency Reserves間在PMBOK 2004裏面所闡述的定義與彼此的關係。」

到底什麼是Contingency Plan?筆者想也許有些人也有著同J經理一樣的疑問，因此把個人的心得與各位同好分享，並請 多多指教。

在PMBOK2004裏面，我們可以看到關於”Contingency”的字眼散佈在：
(一)第四章
-(Contingency Plan:page 77)

(二)第六章
-(Contingency reserves:6.4.2.5)
-(Contingency reserves:6.4.3.2)
-(Contingency Plan and response plan:6.5.2.4)
-(Schedule contingency reserves:6.5.3.2)

(三)第七章
(Contingency cost:7.1 page 161)
(Contingency allowances& Contingency reserves:7.1.2.7)
(Cost contingency reserves:7.1.3.1)
(Contingency reserves:7.2.2.2)
(Management Contingency reserves:7.2.3.2)

(四)第十一章
-(allocate general contingency:11.1 page 240)
-(Contingency reserve:11.3.2.2 page 252)
-(Cost and time contingency reserves:11.4.3.1)
-(Contingency reserve & Contingency plan:11.5.2 page 261)
-(Contingency reserve:11.5.2.3)
-(Contingency response:11.5.2.4)
-(Contingency reserves & Contingency plans and triggers:11.5.3.1)
-(Contingency plans:11.6)
-(Contingency or fallback plan:11.6 page 265)
-(Time and cost contingency reserves:11.6.1.2)
-(Budget and schedule contingency reserves:11.6.2.5)
-(Contingency plans and workarounds:11.6.3.2)
-(Contingency plans and workaround plans:11.6.3.3)

筆者先說明Contingency Reserves跟Contingency Plans的差別。

(1) Contingency Reserves因為不明確或無法確定的事項，而且無法有確定的預防作業、方案或計劃所以預留了一些的資源。

各位可從PMBOK第十一章第240頁的說明得知Contingency Reserves的用意。
(Known) Unknown risks cannot be managed proactively, and a prudent response by the project team can be allocate general contingency against such risks, as well as against any known risks for which it may not be cost-effective or possible to develop a proactive response.

因此如果一個risk的response是非常明確的那就應該把這些response plan的activities，納入現有的WBS並安排相關的時程與資源。因此在11.5.2.3的說明一般主動的接受策略，會建立Contingency Reserves。

※針對Unknown Unknown risks所預備的資源，為Management Contingency reserves ，其不包含在cost baseline內，但包含在budget內，此處不深入討論。

(2) Contingency Plans則是說明一些風險回應計劃的執行，是等待特定的事件(event/trigger)發生，才會執行。

因此我們可以把risk response plan作如下的區分(參考PMBOK page 261、263、264)：

(a)Primary plan:主要的應對策略所發展出的明確應對計劃。

(b)Backup plan:備用的應對策略所發展出的明確應對計劃。

(c)Fallback plan:因為所執行主要/備用策略所發展出的明確應對計劃失效下，或可接受的風險發生，所要執行的明確應對計劃。總而言知，就是應對計劃失敗所要執行的計劃。

(d)Contingency plan:事先規劃等待特定event或trigger發生所要執行的明確應對計劃。

(e)Workaround plan:事先沒有規劃但因為特定event或trigger發生所要臨時執行的應對計劃。

那風險的應對計劃於執行後可能會有兩種風險也必須說明一下

(a)殘餘風險(residual rsik)：應對計劃執行後與百分之百迴避風險的效果的差距。

(b)二次風險(secondary risk):因執行應對計劃所衍生新的風險。

因此由下列策略─avoid, transfer, mitigate, exploit, share, enhance─所產生的明確的風險回應對計劃，是不應該產生Contingency reserves or plans，而是應納入專案的計劃與WBS內，並排定schedule與cost，在專案計劃與執行就一體實行的。這也呼應了筆者於2009/2/10所發表的"PMP到底實用不實用"的內容。